Privacy- en cookieverklaring

Vattenfall Sales Force Privacy Statement

1. We hebben onze afspraken vastgelegd in dit Privacy Statement

Wij (N.V. Vattenfall Sales Nederland) zijn verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Hieronder leggen u dan ook graag uit wanneer wij om uw persoonsgegevens vragen en waarvoor wij deze gebruiken. Deze uitgangspunten gelden voor iedereen die contact heeft met ons. Ook geldt dit statement als u solliciteert bij ons of als u onze websites bezoekt. Wij kunnen het Privacy Statement wijzigen. De laatste versie vindt u altijd op deze website. Bij materiële wijzigingen van het Privacy Statement informeren wij hierover rechtstreeks.

2. Wat doen wij met uw persoonsgegevens?

We vertellen u er graag meer over. Zodat u precies weet wat u van ons kunt verwachten.

2.1 Wanneer leggen wij uw persoonsgegevens vast?

Als u contact met ons heeft, leggen we persoonsgegevens van u vast. Daar kunnen we kort over zijn. Of u nu solliciteert bij ons, uw mailadres doorgeeft, , met ons belt of chat, na elk contact kunnen wij persoonsgegevens van u vastleggen. Natuurlijk vaak gewoon omdat dit nodig is. Want zonder adresgegevens is het niet mogelijk om te bepalen in welke regio u eventueel voor ons kunt werken. Maar ook om u steeds beter vooraf te adviseren en te helpen. We zorgen er zo goed mogelijk voor dat we u een persoonlijk en bij u passend/relevant aanbod voor een baan kunnen doen.

2.2 Welke persoonsgegevens leggen wij vast?

Wij leggen verschillende persoonsgegevens van u vast. We kunnen persoonsgegevens van u verzamelen en verwerken zoals uw voor-en achternaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s), geboortedatum en uw werkervaring. Bij een bezoek aan onze websites kunnen wij uw surf- en klik-gegevens verwerken als u het plaatsen van cookies heeft geaccepteerd. Meer informatie over ons Cookie statement vindt u op salesforce.vattenfall.nl/verklaringen/cookieverklaring/.

Cookie-voorkeuren instellen

2.3 Hiervoor kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken

Hier geven we aan waar we uw persoonsgegevens voor kunnen gebruiken. Het is dus niet zo dat we dit altijd doen. Maar zo weet u wel precies waar u aan toe bent. We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om :

• Uw sollicitatie te beoordelen en te accepteren.
• Uw vraag te beantwoorden, via de telefoon, e-mail, chat, app of andere sociale media.
• U te informeren. Bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en video's.
• Een klacht, geschil of vordering te behandelen.
• Te gebruiken voor kwaliteits- en opleidingsdoeleinden.
• Als u telefonisch contact opneemt kunnen we uw gesprek meeluisteren of opnemen. We gebruiken dit voor kwaliteits- en opleidingsdoeleinden om onze dienstverlening te verbeteren. Natuurlijk wordt u hierover van te voren geïnformeerd en zorgen we ervoor dat de opgenomen telefoongesprekken na korte tijd worden vernietigd.
• U nieuwsbrieven, magazines of andere marketingberichten te sturen.
• Voor onze marketingberichten kunnen we verschillende kanalen gebruiken, zoals e-mail, apps, sociale media. Ook kunnen we persoonskenmerken inzetten om gepersonaliseerde content en advertenties te tonen in advertentienetwerken zoals Twitter en/of Facebook. We adviseren u dan ook om het privacy beleid van de verschillende social media bedrijven te lezen. Zodat u weet hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.
• Te bepalen of we u kunnen benaderen voor soortgelijke vacatures.
• Interne verbeteranalyses te doen.
• We streven ernaar onze sollicitanten optimaal te bedienen. We zijn continu bezig met het verbeteren van onze service. Hierbij maken we ook gebruik van data analyse. Zo kunnen we zien wat er goed gaat en wat er nog beter kan. Hierdoor weten we wat we moeten verbeteren en krijgen we ideeën voor nieuwe methoden. Voor deze analyses gebruiken we de databronnen die worden genoemd onder 'Welke persoonsgegevens leggen wij vast'. Bij deze analyses trekken we algemene conclusies over groepen en gebruiken we geen direct herleidbare persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld naam en emailadres. Voorbeelden van verbeter analyses:

o Analyses naar de oorzaken van positieve en negatieve feedback zodat we onze processen kunnen verbeteren.

o Meten van de hoeveelheid contacten met onze kanalen om bijvoorbeeld informatie op de website te verbeteren.

o Rapporteren op de effectiviteit van onze processen en campagnes

• Persoonlijke, relevante aanbiedingen voor vacatures te doen.
• We informeren u over vacatures die voor u relevant zijn. Met behulp van data analyse onderscheiden we groepen met dezelfde voorkeuren of gedragingen en vertalen die op een geautomatiseerde manier naar aanbiedingen die passen bij individuen. Hiervoor maken we gebruik van de door u verstrekte persoonsgegevens.
• Cookies en daarmee vergelijkbare technieken aan te bieden. Hierdoor worden onze websites persoonlijker en relevanter voor u.
• Ten behoeve van een veilige en betrouwbare IT omgeving.
• Fraude te voorkomen of op te sporen en audits/onderzoeken te doen.
• Te voldoen aan wet-en regelgeving. Op grond van verschillende wetten en regels zijn we verplicht persoonsgegevens te verwerken. Zoals voor de Belastingdienst (btw, energiebelasting). Maar soms ook voor derden, zoals de politie als het gaat om een strafrechtelijk onderzoek, of aan een toezichthouder.
• Persoonsgegevens te kunnen verwerken en delen met een externe partij bij (de voorbereiding op een) fusie, overname of wijziging in de zeggenschap van het bedrijf.

En tot slot, goed om te weten: Wij verkopen of verstrekken uw persoonsgegevens nooit aan bedrijven die uw gegevens voor eigen commerciële en marketing doeleinden gebruiken. Beloofd.

2.4 Wanneer mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken?

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verzamelen en verwerken als er een zogenaamde wettelijke grondslag voor is. Dit zijn de wettelijke grondslagen:

• Na toestemming: Alleen met uw toestemming mogen wij u benaderen voor relevante vacatures. U heeft altijd het recht eenmaal gegeven toestemming in te trekken. De desbetreffende verwerking wordt dan door ons gestaakt. De verwerkingen van uw persoonsgegevens die al hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig. Hebben wij uw toestemming nodig? Dan vragen wij hierom op dat moment. En hier kunt u ook altijd uw toestemming weer intrekken. Hoe kunt u uw toestemming intrekken? Stuur een e-mail naar werkenbij op vattenfallsales punt nl.
• Als er sprake is van gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat we voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang hebben. Bij het vaststellen van dit gerechtvaardigd belang worden ook altijd uw rechten en belangen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens afgewogen tegen de belangen van Vattenfall. Het gerechtvaardigd belang van Vattenfall is gelegen in:

o Het waarborgen van de functionaliteit en veiligheid van onze netwerken

o Marketingactiviteiten en profilering: om persoonlijk en relevant te kunnen zijn in het communiceren van vacatures naar u toe.

o Het doen van klanttevredenheidsonderzoeken ter verbetering van onze service aan u.

o Eventuele overdracht te regelen, zoals fusie of een overname van het bedrijf(sonderdeel).

o Meeluisteren en opnemen van telefoongesprekken: voor kwaliteitscontrole en trainingsdoeleinden ter verbetering van de service aan u. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor wij een gerechtvaardigd belang hebben. Stuur een brief of e-mail (na 22.00 uur en in het weekend) en geef aan waarom u bezwaar maakt en welk gerechtvaardigd belang het betreft. Wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het kan zijn dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Heeft u bezwaar tegen het ontvangen van commerciële boodschappen of tegen de daarop gebaseerde profilering? Laat het ons weten via vattenfall.nl/service/contact/privacy/recht-van-verzet/aanvraag . We stoppen dan direct.

2.5 We werken samen met derde partijen als dit ten goede komt aan onze service voor u

We lichten toe met wie wij uw gegevens delen en waarom.

• Met adviseurs waaronder advocaten, accountants, auditors.
• Met data-entrybedrijven: Deze bedrijven helpen ons bij optimaliseren van marketing processen en uitvoering van campagnes.
• Met marketing en sales bureaus: Om ons te helpen bij het opzetten en uitvoeren van effectieve marketing en sales campagnes.
• En ook aan dienstverleners op het gebied van automatisering: voor onder meer het onderhoud van onze netwerken of de opslag van gegevens. Voor zover deze partijen voor hun werkzaamheden de beschikking krijgen over persoonsgegevens, hebben wij duidelijke technische en organisatorische afspraken gemaakt om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. We werken met derde partijen binnen en buiten Europa. Als het buiten Europa is, dan maken we afspraken volgens de regels die gelden bij internationale doorgifte van persoonsgegevens. We gebruiken de standaardbepalingen voor gegevensbescherming die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Of het betreffende land waar de persoonsgegevens worden verwerkt biedt een passend beschermingsniveau vergelijkbaar met Europa. De Europese Commissie heeft hiervoor dan een adequaatheidsbesluit vastgesteld: Het Adequaatheidsbesluit van Europese Commissie Wilt u meer weten over de passende waarborgen die Vattenfall afspreekt bij een internationale overdracht van persoonsgegevens? Stuur dan een e-mail naar: data.protection.netherlands op vattenfall punt com En vraag naar ‘internationale doorgifte van persoonsgegevens’.

In bepaalde regio’s bedrijven wij sales in samenwerking met externe partners. Dit betekent dat wij gegevens van sollicitanten uit die regio’s doorsturen naar deze partners. Zij handelen de sollicitatie verder af. We lichten toe met wie wij uw gegevens delen en om welke regio’s het gaat.

• Met MIEC Marketing BV: in de provincies Zuid-Holland, Zeeland, deel van Noord-Brabant.
• LMSales: in de provincies Limburg, deel van Noord-Brabant en deel van Zuid-Holland.
• GMSF B.V.: in de provincies Groningen, Friesland en Drenthe.
• Binkix: in de provincie Zuid-Holland.

2.6 Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

Zolang de sollicitatieprocedure loopt, bewaren wij uw gegevens.

• Na afronden van de sollicitatieprocedure worden uw gegevens na 28 dagen verwijderd, tenzij u aangeeft dat ze bewaard mogen worden.
• Als u na afronding van de sollicitatieprocedure aangeeft dat de gegevens bewaard mogen worden, bewaren we deze twaalf maanden. 28 dagen voor het verloop van de 12 maanden ontvangt u een e-mail met de vraag of de gegevens nogmaals twaalf maanden bewaard mogen worden.
• Aan de telefonische opnames voor kwaliteits- en trainingsdoelstellingen is een maximale bewaartermijn van 3 maanden verbonden

2.7 Hoe veilig zijn uw gegevens bij ons?

Krijgen we uw gegevens, dan zorgen we ervoor dat ze beveiligd zijn tegen verlies, diefstal en onrechtmatig gebruik. We bewaren persoonsgegevens op servers in een beveiligde omgeving. Mocht een andere partijen voor ons persoonsgegevens verwerken dan stellen we uiteraard dezelfde beveiligingseisen. Uw persoonlijke gegevens zijn bij ons in goede handen.

3. Deze rechten heeft u

In ons Privacy Statement willen u duidelijk uitleggen wat uw rechten zijn. Want alleen als u ze kent, kunt u er gebruik van maken. We lichten ze hieronder toe:

3.1 Recht op inzage in uw persoonsgegevens

U heeft het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van u hebben en waarvoor wij ze gebruiken. Een brief sturen of contact met ons opnemen kan natuurlijk ook. Vraag om inzage in uw persoonsgegevens en geef uw naam, adres en telefoonnummer aan ons door. Omdat het om persoonsgegevens gaat, vragen wij u om een kopie van uw rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs. U ontvangt binnen een maand een reactie van ons. Tip: Kijk op de website van de Rijksoverheid hoe u veilig een kopie van uw identiteitsbewijs aan ons doorgeeft.

3.2 Recht op wijzigen van uw persoonsgegevens

U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen als wij ze onjuist of onvolledig hebben verwerkt of als we ze niet volgens de privacywet en -regelgeving hebben verwerkt. Wilt u uw persoonsgegevens laten wijzigen, neem dan contact met ons op of stuur een brief aan ons postadres . Geef aan welke persoonsgegevens we moeten wijzigen en waarom. Omdat het om persoonsgegevens gaat, vragen wij u om een kopie van uw rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs. U ontvangt binnen een maand een reactie van ons.

3.3 Recht op verwijderen van uw persoonsgegevens

U heeft ook het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan als:

• uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld
• u de toestemming voor verwerking heeft ingetrokken en geen andere rechtsgrond is voor de verwerking
• u bezwaar heeft gemaakt tegen verwerking voor direct marketing of profilering
• er geen gerechtvaardigd belang meer is voor de verwerking
• uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt blijken

Wilt u persoonsgegevens laten verwijderen, neem dan contact met ons op of stuur een brief naar ons postadres. Geef aan welke persoonsgegevens we moeten verwijderen en waarom. Omdat het om persoonsgegevens gaat, vragen wij u om een kopie van uw rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs. Daarna ontvangt u binnen een maand een reactie van ons. Het kan zijn dat we niet of niet volledig aan uw verzoek kunnen voldoen. Soms zijn we namelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te bewaren. Bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.

3.4 Recht op beperking

Wilt u een beperking van een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens? Dat kan in de volgende situaties:

• Gedurende de periode dat wij de juistheid van uw persoonsgegevens op uw verzoek controleren
• De verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig en u vraagt beperking van deze verwerking en niet de verwijdering ervan
• Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
• Gedurende de periode dat u een antwoord afwacht op de vraag of wij voor een bepaalde verwerking een gerechtvaardigd belang hebben Wilt u het recht op beperking vragen, stuur dan een brief of mail naar ons post of mail adres. Geef aan welke verwerking van uw persoonsgegevens moeten worden beperkt en waarom. Omdat het om persoonsgegevens gaat, vragen wij u om een kopie van uw rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs. Wij vragen u dit omdat wij moeten kunnen vaststellen dat u de persoon bent op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. U ontvangt binnen een maand een reactie van ons.

3.5 Recht van Bezwaar

Natuurlijk houden we u graag op de hoogte van onze activiteiten en vacatures. Maar we begrijpen het ook als u dit niet wilt. Wist u dat u ook zelf kunt bepalen hoe wij u informeren? U kiest gewoon wat u wilt. Via Recht van Bezwaar geeft u uw wensen aan. Onze commerciële berichten stoppen we dan. Of we gebruiken alleen nog de manier die u heeft gekozen. Wij informeren u over producten en diensten die relevant zijn voor u. Met behulp van data analyses kunnen we u aanbiedingen doen die bij u passen. Ook hiervoor kunt u natuurlijk bij ons aangeven dat u dit liever niet wilt. Gebruik hiervoor uw Recht van Bezwaar tegen profilering. Recht van Bezwaar vraagt u aan via :

• Recht van Bezwaar (tegen direct marketing en/of profilering)
• Chat of contact met onze klantenservice
• Per brief: Postbus 40021, 6803 HA Arnhem. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen van uw persoonsgegevens waarvoor wij een gerechtvaardigd belang hebben. Kijk hiervoor onder het kopje 'Als er sprake is van gerechtvaardigd belang'. Hier ziet u tegen welke verwerkingen u bezwaar kunt maken en hoe u dit aanvraagt.

4. Wij voeren het Privacy Waarborg van de DDMA

We mogen het Privacy Waarborg van de DDMA (privacy Autoriteit) voeren. Met dit Privacy Waarborg laten we zien dat we zorgvuldig en transparant omgaan met persoonsgegevens. En daar zijn we blij mee. De DDMA is de brancheorganisatie voor marketing. Zij bepalen of wij ons netjes aan de afspraken houden. Ze gebruiken daarvoor een Privacy Check. Hiermee beoordelen zij niet alleen onze bedrijfsprocessen, maar kijken ook of we op een eerlijke en zorgvuldige manier persoonsgegevens verwerken.

5. Ga ook zelf zorgvuldig met uw persoonsgegevens om

We begrijpen dat u, net als iedereen, inmiddels veel wachtwoorden nodig heeft. We adviseren u ze altijd goed en veilig te bewaren. Want helaas zijn er oplichters die uw gegevens proberen te stelen via 'phishing'. We raden u aan uw laptop, pc, telefoon (apparaten met persoonlijke gegevens) regelmatig te updaten. Gebruik ook een anti-virus voorziening. Daarmee voorkomt u kwaadaardige software. Wij raden u ten zeerste af om uw apparaten te ‘rooten’ of ‘jailbreaken’. Hiermee gooit u als het ware uw beveiliging weer weg. Voor advies en tips verwijzen we u graag naar www.veiliginternetten.nl. Weet u niet zeker of een mail van ons is, bekijk dan onze mailadressen. En twijfelt u, neem dan vooral contact met ons op.

6. Heeft u een vraag of klacht over uw privacy?

We hebben zo goed mogelijk uitgelegd wat ons Privacy Statement inhoudt. Goed om nog te weten dat wij een Data Protection Officer hebben aangesteld. Voor advies aan de organisatie en om toezicht te houden op de naleving van de privacy wet- en regelgeving binnen Vattenfall. Heeft u vragen over dit Privacy Statement of een klacht over hoe wij persoonsgegevens verwerken? Neemt u dan per email contact op met onze Data Protection Officer: data.protection.netherlands op vattenfall punt com We doen er alles aan zo goed mogelijk te helpen. Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht. In dat geval is het mogelijk uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. U doet dit via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons